La secretaria de dirección o de una alta dirección es la persona que está cercana al jefe, siendo capaz de flanquearlo en el desarrollo de sus distintas actividades en un modo valioso, y de gestionar en autonomía las áreas laborales que le son delegadas, cogiendo responsabilidad y ejercitando frecuentemente la capacidad de decisión, en modo completamente más pronunciado en relación a lo que se acostumbraba tiempo atrás, cuando la secretaria de dirección realizaba actividades más comunes y tradicionales.

Desde revisar los e-mails que se reciben y sortear buena parte de la correspondencia del director a participar en las juntas, desde pautar las obligaciones del director a supervisar la labor de oficina y brindar asistencia personal, desde ordenar y gestionar los archivos a recolectar información y recopilar datos para publicaciones y relaciones, y aún así, resolver los problemas de comunicación, efectuar la supervisión de actividades administrativas y comerciales. El asistente de dirección desarrolla tareas importantes y de responsabilidad y es, por cierto, el brazo derecho del director.

Hay que tener muy claro incluso cual es la meta de la empresa para la cual se presta servicios, su visión, sus valores, los artículos que la misma brinda al mercado, sus sistemas de comunicación, y las normativas generales de la comunidad empresarial.

Esta última, es una labor muy significativa del asistente de dirección, ya que se le pide usar el poder que posee, y además controlar el tráfico de las comunicaciones, desde y para el propio asistido. Cuanto mayor sea el conocimiento de la compañía, por consiguiente, más efectiva podrá ser la gestión del tráfico comunicativo.

A su vez, dispone de un amplio poder empresarial, y esto no radica solo en tener una vía preferencial para comunicarse con el director que asiste, sino que tiene que ejercer plenamente su poder.

Como es un profesional dotado de importantes responsabilidades y de competencias autónomas, es fundamental que el asistente de dirección sea capaz de enfrentar cualquier tipo de urgencia, de presión, de improviso, lo cual se puede obtener con el curso de asistente de dirección que ofrece Deusto Formación. De este modo, el profesional debe poseer una gran ductilidad y ser capaz de saber adaptarse a las diversas labores que tiene que desarrollar y a las diversas circunstancias en las cuales se encontrará.

La Federación Nacional de Asociaciones de Secretariado de España, de manera conjunta con una compañía de servicios, ha dado a conocer el cuarto estudio titulado “La profesión del secretariado, situación actual y perspectivas futuras”.

Entre los resultados del estudio destaca que las responsabilidades de las secretarias se están ampliando de manera considerable y gran parte de sus nuevas tareas se hallan vinculadas con labores fundamentales de asistencia al directivo, desde gestionar proyectos específicos hasta optimizar el uso de las nuevas tecnologías. Además, se encargan cada vez más de administrar productos y prestaciones para la empresa, que por lo general pactan a través de internet.

A pesar de la desaceleración económica y de que cada vez es más común en las compañías que los directivos compartan secretaria, la propuesta de trabajo para estas profesionales se conserva.

Por lo tanto, hay posibilidades de encontrar empleo como secretaria, aunque para eso se requiere experiencia, una sólida instrucción en técnicas de secretariado, un excelente conocimiento de varios idiomas y una disponibilidad total para desempeñarse en el horario que requiera el directivo.

Teniendo en cuenta esto, vale destacar que para disponer de una formación de calidad, es aconsejable realizar el curso de secretariado de CEAC, para que estés completamente preparada, siendo idónea de resolver cuestiones de manera independiente y para tornarles la labor más simple a tus jefes.